Hogyan húzzuk meg a céges nadrágszíjat?

Megjelent: Piac és Profit online cégblog, 2012. szeptember 20. címoldal

 

A pénzügyi tervezés alapjai 2. rész

Bármilyen kicsi legyen is egy cég, a cégvezető ösztönösen tervezni akar a jövőre. A szárnyaló üzleti elképzelések mellett sokszor nem könnyű szembenézni a valósággal, márpedig bármilyen nehéz helyzet kezelésének első lépése az, hogy szembenézünk vele. Egy józan pénzügyi gazdálkodás megmutatja a tényeket, és azt is, hogy mit tegyünk.

A pénzügyi tervezés legelső alapelve az, hogy ez egyszemélyes feladat. Ahol egy csoport (tehát több személy) felel a pénzügyi helyzetért, nincs senki, aki „behúzza a kéziféket” a költekezésben, és a csoport gyorsan elherdálja a rendelkezésére álló pénzt – rendszerint többet is.

 

A tervezés első lépése: lista a működéshez szükséges dolgokról

Ahhoz, hogy kézbe vegyük és be tudjuk osztani egy cég pénzét, a legelső lépés összeírni egy listát azokról a dolgokról, amelyek nélkülözhetetlenek a cég működtetéséhez. Egyszer egy cégvezető azt mondta nekem erre, hogy neki már évek óta van ilyen listája. Igen, pont ez a baj: a lista több éves. Lehet, hogy volt néha javítva, de most arra van szükség, hogy ránézzünk ezekre a szükséges dolgokra tiszta fejjel – mintha most csinálnánk először –, és átgondoljuk, mire van szükség ténylegesen a cég fenntartásához és működtetéséhez. Erről szólt a cikksorozat első része.

 

Második lépés: ellenőrizni a ténylegesen befolyt bevétel nagyságát

Van tehát egy listánk arról, hogy mire van szüksége a cégnek a működéshez, és hogy mennyibe kerülnek ezek a dolgok havonta. A kérdés az, hogy a vállalkozás kitermeli-e ezt az összeget? Mivel a folyamatos kiadásokat ténylegesen ki kell fizetni (áfástul mindenestül), azt kell ellenőrizni, hogy az ügyfelektől havonta ténylegesen befolyt bevétel fedezi-e a fennmaradáshoz szükséges kiadásokat.

Írjuk össze, hogy az elmúlt néhány hónapban mennyi volt a ténylegesen befolyt bevétel (tehát nem az az összeg, amit kiszámláztunk, és várjuk, hogy majd beérkezik), hanem a bankszámlára és pénztárba beérkezett összegeket! Lehet, hogy ehhez segítséget kell kérni a könyvelőtől, vagy elő kell venni a bankkivonatokat és a pénztárkönyvet – de mindez nem megoldhatatlan. Például vehetjük az elmúlt három hónapot, és mindegyik hónapra megkapjuk a ténylegesen befolyt bevételt: azaz van három számunk.

Számoljuk ki ezeknek a havi bevételeknek az átlagát. Ha az Ön cégének a havi ténylegesen befolyt pénzbevétele magasabb a szükséges dolgok havi listájánál (amelyet tényleg lelkiismeretesen összeírt), akkor gratulálok a józan gazdálkodáshoz! Javaslom, hogy ne változtasson a rendszerén, esetleg a havi listához vegyen hozzá egy összeget „tulajdonosi kifizetésre félretett tartalék” vagy hasonló néven.

Ha az átlagos bevétel alacsonyabb a fennmaradáshoz összeírt listának a végösszegénél, akkor bizony le kell faragnunk a szükséges dolgok listáját, amíg alatta nem lesz a ténylegesen befolyt összegnek. Magyarul össze kell húzni a nadrágszíjat.

Az így kapott végleges összeget nevezhetjük úgy is, hogy „halálvonal”. Nem szép név, de igazat mond: ennyi pénzre van szükség ahhoz, hogy a cég életben maradjon – és a lista megadja, mely dolgok jelentik az életbenmaradást.

És most jön a legfontosabb lépés: döntse el, hogy nem hagyja magát, és a következő hónapban – bármi történjék is – elvégzi a lehetetlen küldetést, és a föld alól is előkerít annyi pénzt, amennyi a havi megélhetéshez szükséges! Hagyja abba az aggódást azzal kapcsolatban, hogy „mit miért nem lehet”, és kezdjen el azon gondolkozni „hogyan tudnám…”!

Most tehát megvan a két legalapvetőbb pénzügyi mutatószámunk: minden hónapban tudjuk, hogy 1. mennyi pénz kell havonta a fennmaradáshoz, és 2. mennyi folyt be ténylegesen az adott hónapban. Érdemes rajzolni egy grafikont, a „halálvonalat” meghúzni rajta pirossal (egy vízszintes vonal lesz), és azután berajzolni a havi bevételeket, hogy szembe tudjunk nézni a tényekkel.

Biztos vagyok benne, ez a legjobb támpontot adja ahhoz, hogy dönteni tudjunk, mire költhet a cég, és mire nem, valamint ahhoz is, hogy lássuk, mennyire kell rákapcsolnunk a termelésre.

A cikksorozat következő része arról szól, hogy a nadrágszíj meghúzása után valójában mit tehetünk egy nehéz pénzügyi helyzet kimozdítására.

 

Matovics Klára